一、文字压压缩

无论是Word还是Excel，默认的字号都是五号字，实际打印时，可以再设置小一点，同样可以看得清楚。特别是Word还可以通过调整行距的方法来节省纸张。

在“段落”对话框中，将“行距”项选择“固定值”，在右侧的“设置值”下方就可以直接设定行距的大小了。具体的行距以及字号大小如何设置可参看下表。

二、先看后打，文档打印悠着点

打出的格式不理想，原本打算放在一页的内容变成两页了，不合要求扔掉重新打印，这是以往常有的事。只要在打印前做点小动作，这种情况是完全可以避免的。

无论是Word还是Excel，单击Office按钮，执行“打印→打印预览”命令都可以以“所见即所得”的方式查看实际打印的效果，如果对预览的效果不满意必须调整到满意状态后才能打印。打印预览除了能够很直观的看到最终打印的效果外，好好的利用打印预览，可以帮我们有效的节约成本。

1.成本节约，Word有绝活

在Word中，执行“打印→打印预览”命令进入打印预览界面。在“预览”功能组中，单击“减少一页”按钮，Word会自动尝试通过改变字号大小及字符间距，将整个文档减少一页（如图1）。

每次单击可减少一页，根据文档的内容，Word会自动调节，在不能再自动缩减时，Word会弹出提示。对于长文档来说，这种自动缩减还是挺方便的，最起码省去了自己调整格式的麻烦。

如果对Word自动缩减的效果不满意的话，还可以进一步手工调整，而所有的调整当中，效果最为明显的就是“页边距”了。在“页面设置”功能组中，单击“页边距”下拉箭头，在弹出的菜单中选择“窄”项，从而对页面进行进一步的压缩。

小提示：

1）调整页边距后，可再次尝试“减少一页”功能，绝大多数时候，重新调整边距后都还能再减掉一页。

2）除了使用“窄”边距外，还可以选择菜单底部的“自定义边距”命令，在打开的“页面设置”对话框中手动调整边距大小，直到自己满意为止。页面边距建议不要少于1厘米，以免打印时有打印不出的部分。

对于图文混排的文档来说，还有个办法可以进行大幅度的缩减，那就是执行“分栏”操作。单击“页面设置”功能区的显示功能对话框按钮，打开“页面设置”对话框，切换到“文档网络”标签，将“栏数”设为“2”（如图2，可根据实际情况设定栏数，一般推荐2栏为佳）。

2.成本节约，Excel有妙招

除了Word，Excel同样是我们经常使用的，Word有绝活，Excel又有什么妙招呢？

在Excel中同样执行“打印→打印预览”命令进行打印预览界面。首先勾选“预览”功能组中的“显示边距”选项（如图3），这时页面边距及纵向单元格边距都直接显示了，可以通过鼠标拖动来直接修改边距。

如果对于自己制作的表格成竹在胸的话，可以单击“打印”功能组中的“页面设置”按钮打开“页面设置”对话框，在“页面”标签中，在“缩放”下方选择“调整为XX页宽XX页高”项，并按照自己的要求设定最终打印的页数。

与Word有点不同的地方在于，Excel在“打印预览”界面中，对成本节约似乎并不能有太大的作为。不过Excel中还有一个更加强大的功能，可以满足成本节约的要求。在表格编辑界面，在“视图”标签中，单击“工作簿视图”功能组中的“分布预览”按钮，在弹出的对话框中单击“确定”按钮。这时你会发现最终的打印效果从这里都可以看到了，每个页面的边距都用蓝色的线条标示出来了，通过拖动蓝色线条，可以直接控制每一页中打印的内容（如图4）。

三、Excel页面调整必会技巧

1.打印超级标题行

对于多页表格，遇到需要在多页同时打印的表头或者是复杂的页眉时，可以在“页面设置”对话框的“工作表”标签中，设置“顶端标题行”。单击“页面布局”切换到“页面布局”标签，单击“页面设置”功能组中的“打印标题”按钮，在打开的“页面设置”对话框中，单击“顶端标题行”右侧的按钮，然后选择标题行区域，最后再次单击“顶端标题行”右侧的按钮回到“页面设置”对话框（如图5），单击“确定”按钮即可完成每页打印相同标题行的制作。

2.打多打少我作主

一个表格做好了，但是打印的时候并不需要打印全部，只需要打印其中的一部分，要怎么办呢？如果说使用“打印范围”是一个很好的选择，那么使用“打印内容”则会是最佳的选择。

使用鼠标拖动选中需要打印的区域，执行“打印→打印”命令，在打开的“打印内容”对话框中，在“打印内容”下方选择“选定区域”项，这样就只会打印选中的部分内容了。

小提示：

在“打印内容”下方选择“整个工作簿”项，可一次性打印当前工作簿中所有工作表的内容，对于需要全部打印的内容来说，省去多个工作表切换打印的麻烦。从上面的内容可以看出，文档打印，成本方面的节约还是可以节约很多的。只是流通传阅的，而不作为正式文件归档的，可以在字号、行距的调整方面多下点功夫，具体参数可参看前面的表格。